Schulverpflegung Software Vergleich 2026 für Schulträger und Kommunen
Welches Bestell- und Abrechnungssystem passt zu Ihren Schulen? Fünf Systeme nach den öffentlichen Angaben der Hersteller, dazu Prüffragen für Ausschreibung und Wechsel.
Stand: Oktober 2026
Worauf Schulträger achten sollten
Für Schulträger und Kommunen ist das Bestell- und Abrechnungssystem mehr als eine Softwarefrage. Es legt fest, wer mit den Eltern abrechnet, wie die Förderung aus Bildung und Teilhabe (BuT) beim Jobcenter oder Sozialamt abgerechnet wird, wie Schülerinnen und Schüler an der Ausgabe ihr Essen erhalten und wer die Fragen der Eltern beantwortet.
Vor einer Ausschreibung oder einem Wechsel lohnen deshalb vier Fragen: Rechnet der Träger zentral ab oder der Caterer? Wie läuft die Elternkommunikation? Wie wird BuT abgewickelt? Welche Chips und Ausgabe-Terminals sind vorhanden, und können sie bleiben?
Auf dieser Seite stellen wir WebMenü und vier weitere Systeme nach den öffentlichen Angaben der Hersteller gegenüber (Stand: Oktober 2026). WebMenü ist unser eigenes Produkt. Am Ende finden Sie Prüffragen, die Sie jedem Anbieter stellen können.
Sie sind Caterer?
Für Caterer, die Schulen und Kitas beliefern, gibt es einen eigenen Vergleich für Caterer.
Anbieter im Vergleich
Alle Angaben zu anderen Anbietern beruhen auf deren öffentlichen Informationen (Stand: Oktober 2026). „nicht angegeben“ heißt: Der Hersteller macht dazu keine öffentliche Angabe.
| Merkmal | WebMenü | MensaMax | SAMS-ON | kitafino | Schulmenüplaner |
|---|---|---|---|---|---|
| Anbieter | NTC, Dinslaken | ParentPay Deutschland GmbH, Pforzheim | SAMS-ON GmbH, Hamburg | kitafino GmbH, Nürnberg | schulmenueplaner.de GmbH, Chemnitz (seit 01/2026 ParentPay) |
| Zielgruppe laut Hersteller | Schulträger, Caterer, Schulen, Kitas | Schulträger, Schulen, Caterer | Gemeinden, Schulträger, Caterer, Unternehmen | Kitas, Schulen, Caterer | vor allem Caterer |
| Online-Bestellung und Speiseplan | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Mobile Nutzung | WebMenü mobil im Browser, ohne Download | App für iOS und Android | SAMS-ON-App | App für iOS und Android | mobil angepasster Kundenbereich |
| Allergenkennzeichnung | ✓ | ✓ | ✓ | nicht angegeben | ✓ |
| BuT-Abrechnung | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ Abrechnung mit Sozialbehörden durch kitafino | ✓ |
| Chip/Karte an der Ausgabe | ✓ RFID-Chip-Verwaltung; Abbuchung über das angeschlossene Ausgabesystem | ✓ Chip | ✓ Karte, Ausweis oder App-Ausweis | ✓ Chip optional für größere Schulen | ✓ Chipkarten und Terminals |
| Hosting-Standort | Rechenzentrum in Duisburg | nicht angegeben | Rechenzentrum der akquinet | nicht angegeben | nicht angegeben |
| Full-Service z. B. Eltern-Hotline, BuT-Abwicklung, Chipversand | ✓ wahlweise Self-Service | ✓ „Managed Service“, wahlweise Self-Service | nicht angegeben | ✓ Vollservice | ✓ „Vollservice möglich“ |
| Preismodell laut Hersteller | ohne Grundgebühr; für Eltern und Schüler kostenlos (Kosten trägt Caterer oder Schulträger); Angebot nach Einrichtungen und Leistungsumfang | Preise auf Anfrage | Preise auf Anfrage | Gebühr je Mahlzeit, von den Eltern getragen | Staffelpreis 4-3-2 Cent je Bestellung |
Stand: Oktober 2026. Angaben zu anderen Anbietern nach deren Websites; WebMenü nach eigenen Angaben. Irrtümer vorbehalten.
Die Anbieter im Detail
WebMenü (NTC, unser Produkt)
WebMenü ist seit 1998 am Markt und in über 900 Einrichtungen im Einsatz. Eltern bestellen online oder mit WebMenü mobil im Browser. WebMenü verwaltet die RFID-Chips der Schülerinnen und Schüler und unterstützt die BuT-Abrechnung; abgebucht wird an der Ausgabe über das angeschlossene Ausgabesystem, abgerechnet wird bargeldlos. Die Daten liegen DSGVO-konform im Rechenzentrum in Duisburg. WebMenü arbeitet ohne Grundgebühr. Für Eltern und Schüler ist WebMenü kostenlos; die Kosten trägt der Caterer oder der Schulträger.
Full-Service: Auf Wunsch übernimmt WebMenü die Einrichtung, die Datenübernahme aus dem Altsystem, die Eltern-Hotline, die BuT-Abwicklung, den SEPA-Einzug und die Abrechnung mit dem Caterer, dazu die Erstverteilung der RFID-Chips. Der Full-Service kostet mehr als der Self-Service.
Wechsel: Wer von einem anderen System zu WebMenü wechselt, zahlt keine Einmalkosten für Einrichtung, Datenübernahme und Schulung. Vorhandene RFID-Chips werden weiterverwendet; ob vorhandene Ausgabe-Terminals angebunden werden können, prüfen wir vor dem Angebot.
Von NTC gibt es außerdem NTC EAR (Essen auf Rädern, etwa für einen Senioren-Mittagstisch) und den NTC Küchenmanager (Warenwirtschaft für die Küche).
MensaMax (ParentPay Deutschland GmbH, Pforzheim)
MensaMax wird laut Hersteller von über 2.000 Einrichtungen genutzt. Anbieter ist die ParentPay Deutschland GmbH in Pforzheim, Teil der ParentPay-Gruppe; 2025 wurden die MensaMax GmbH und PAIR Solutions zur ParentPay Deutschland GmbH verschmolzen. Eltern bestellen über eine App für iOS und Android oder im Web, die Ausgabe läuft per Chip, BuT wird unterstützt. Als Schnittstellen nennt der Hersteller u. a. DATEV, SAP und Triargos. Schulträger können laut Hersteller zwischen Self-Service und einem „Managed Service“ wählen, bei dem ParentPay unter anderem Elternsupport, BuT-Verwaltung, die Rechnungen der Caterer und den Chipversand übernimmt. Preise nennt der Hersteller auf Anfrage.
SAMS-ON (SAMS-ON GmbH, Hamburg)
SAMS-ON ist seit 2005 am Markt und nennt mehr als 190.000 Nutzer und über 5 Mio. vorbestellte Essen im Jahr 2025 (laut Hersteller). Eingesetzt wird das System laut Hersteller im Bildungsbereich und in Unternehmenskantinen; zu den Kunden zählen u. a. Gemeinden, Schulträger und Caterer. Eltern bestellen per Web oder SAMS-ON-App und laden Guthaben u. a. per PayPal auf; ausgegeben wird per Karte, Ausweis oder digitalem Ausweis in der App. Für mehrere Standorte gibt es ein Cockpit zur zentralen Verwaltung, gehostet wird im Rechenzentrum der akquinet. Eine Full-Service-Option wird auf der Hersteller-Website nicht beschrieben.
kitafino (kitafino GmbH, Nürnberg)
kitafino ist auf Kita- und Schulverpflegung ausgerichtet und arbeitet als zugelassener Zahlungsdienstleister im Vollservice. Eltern bestellen laut Hersteller über eine kostenlose Smartphone-App (iOS/Android) oder online und zahlen pro Mahlzeit eine Gebühr; für die Einrichtung fallen laut Hersteller keine Investitionskosten an. Die BuT-Abrechnung mit den Sozialbehörden übernimmt kitafino; für größere Schulen ist ein Chip optional.
Schulmenüplaner (schulmenueplaner.de GmbH, Chemnitz)
Der Schulmenüplaner ist seit 2010 am Markt und gehört seit Januar 2026 zur ParentPay Deutschland GmbH. Er richtet sich laut Hersteller vor allem an Caterer, die Schulen, Kitas, Betriebskantinen oder Essen auf Rädern beliefern. BuT-Leistungen werden bei der Rechnungslegung an die Eltern verrechnet, für die Ämter lassen sich Aufstellungen erstellen. An der Ausgabe arbeitet das System mit Chipkarten und Terminals, Allergene werden den Essensbestellern zugewiesen. Als Preis nennt der Hersteller eine Staffel von 4-3-2 Cent je Bestellung; Vollservice ist laut Hersteller möglich.
Weitere Systeme für Schulträger und Kommunen sind u. a. i-NET-Menue, PCA, actioPOS Schule (Kalisch), meal-o und GiroWeb. Viele Caterer betreiben außerdem eigene Bestellportale für ihre Schulen.
Fragen an den Anbieter
Diese Fragen sollten Schulträger jedem Anbieter stellen, im Gespräch oder als Anforderung in der Ausschreibung. Lassen Sie sich die Antworten schriftlich geben.
- Datenübernahme aus dem Altsystem: Welche Daten übernehmen Sie aus unserem bisherigen System (Stammdaten, Konten, BuT-Berechtigungen), wer erledigt das, und was kostet es?
- Eltern-Neuregistrierung: Müssen sich alle Eltern neu registrieren, oder werden bestehende Konten übernommen? Wer informiert die Eltern über die Umstellung?
- Guthabenübernahme: Was passiert mit den Restguthaben im Altsystem: Werden sie übertragen oder ausgezahlt, und wer zahlt aus?
- Chips und Terminals: Können vorhandene Chips und Ausgabe-Terminals weiter genutzt werden? Was kosten neue Chips und neue Hardware?
- BuT mit Jobcenter und Sozialamt: Wer erstellt die BuT-Abrechnung, wer reicht sie ein, und wie werden Berechtigungen und Fristen gepflegt?
- Zuständigkeit für die Abrechnung: Wer rechnet mit den Eltern ab: der Schulträger, der Caterer oder der Anbieter? Wer kümmert sich um offene Beträge?
- Support für Eltern: Wer beantwortet Fragen der Eltern, über welche Kanäle, zu welchen Zeiten und in welchen Sprachen?
- Hosting und AVV schriftlich: Wo werden die Daten gehostet? Liegt ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) mit Liste der Unterauftragnehmer schriftlich vor?
Was WebMenü für Schulträger mitbringt
Diese Leistungen bringt WebMenü für Schulträger und Kommunen mit.
Full-Service
Auf Wunsch übernimmt WebMenü Einrichtung, Datenübernahme aus dem Altsystem, Eltern-Hotline, BuT-Abwicklung, SEPA-Einzug und Caterer-Abrechnung. Der Full-Service kostet mehr als der Self-Service.
BuT-Abrechnung
WebMenü unterstützt die Abrechnung von Bildung und Teilhabe. Im Full-Service übernimmt WebMenü die BuT-Abwicklung.
RFID-Chip-Verwaltung
WebMenü verwaltet die RFID-Chips; abgebucht wird an der Ausgabe über das angeschlossene Ausgabesystem. So wird bargeldlos abgerechnet. Im Full-Service übernimmt WebMenü die Erstverteilung der Chips.
Seit 1998 am Markt
WebMenü ist seit 1998 am Markt und in über 900 Einrichtungen im Einsatz. Die Daten liegen DSGVO-konform im Rechenzentrum in Duisburg.
Wechsel ohne Einmalkosten
Keine Einmalkosten für Einrichtung, Datenübernahme und Schulung. Vorhandene RFID-Chips werden weiterverwendet; die Anbindung vorhandener Terminals prüfen wir vor dem Angebot.
Ohne Grundgebühr
WebMenü arbeitet ohne Grundgebühr. Das Angebot richtet sich nach der Zahl der Einrichtungen und dem gewünschten Leistungsumfang.
Häufige Fragen zum Software-Vergleich
Kann ein Schulträger von MensaMax oder einem anderen System zu WebMenü wechseln?
Ja. Wer zu WebMenü wechselt, zahlt keine Einmalkosten für Einrichtung, Datenübernahme und Schulung. Vorhandene RFID-Chips werden weiterverwendet; ob vorhandene Ausgabe-Terminals angebunden werden können, prüfen wir vor dem Angebot. Im Full-Service übernimmt WebMenü auch die Datenübernahme aus dem Altsystem.
Was kostet WebMenü für Schulträger?
WebMenü arbeitet ohne Grundgebühr. Die Kosten richten sich nach der Zahl der Einrichtungen und dem gewünschten Leistungsumfang; der Full-Service kostet mehr als der Self-Service. Schulträger erhalten ein individuelles Angebot.
Welches System passt zu einem Schulträger?
Das hängt davon ab, wer mit den Eltern abrechnet, wie BuT organisiert ist, welche Chips und Terminals vorhanden sind und wie viel Betrieb der Träger selbst übernehmen will. Die Fragen an den Anbieter auf dieser Seite helfen beim Vergleich. WebMenü ist seit 1998 am Markt, in über 900 Einrichtungen im Einsatz und wahlweise als Self-Service oder Full-Service erhältlich.
Welche Systeme unterstützen die BuT-Abrechnung?
Alle fünf Systeme auf dieser Seite unterstützen laut Hersteller die BuT-Abrechnung: WebMenü, MensaMax, SAMS-ON, kitafino und Schulmenüplaner. Unterschiede gibt es bei der Frage, wer die Abrechnung mit Jobcenter oder Sozialamt erstellt und einreicht.
Bietet WebMenü eine mobile Version an?
Ja. WebMenü mobil läuft im Browser auf Smartphone und Tablet, ohne Download. Eltern sehen dort den Speiseplan, bestellen Essen und verwalten das Guthaben.
Ist WebMenü DSGVO-konform?
Ja. Die Daten liegen DSGVO-konform im Rechenzentrum in Duisburg. Hosting-Standort und Vertrag zur Auftragsverarbeitung sollten Schulträger bei jedem Anbieter schriftlich anfordern.
Wie lange dauert die Einführung von WebMenü?
Das hängt von der Zahl der Schulen und vom Umstellungszeitpunkt ab; den Zeitplan nennen wir im Angebot. Im Full-Service übernimmt WebMenü die Einrichtung, die Datenübernahme aus dem Altsystem und die Erstverteilung der RFID-Chips.
Lassen Sie sich beraten.
Im persönlichen Gespräch klären wir, wie WebMenü zu Ihren Schulen, Ihrem Caterer und Ihrer BuT-Abrechnung passt.