Schulverpflegung Software im Vergleich 2026: Bestell- und Abrechnungssysteme für Caterer
Welche Software passt zu Ihrem Catering-Betrieb? Wir stellen 10 Bestell- und Abrechnungssysteme vor, mit denen Caterer Schulen und Kitas beliefern, nach den öffentlichen Angaben der Hersteller.
Stand: Oktober 2026
Warum sich ein Schulverpflegung Software Vergleich lohnt
Der Markt für Schulverpflegung Software in Deutschland ist unübersichtlich. Die Vergleichsseite schulmenueplaner.de listet 35 Systeme (Stand Februar 2026; die Seite gehört seit Januar 2026 zu ParentPay, dem Anbieter von MensaMax) — von spezialisierten Kita-Lösungen bis hin zu umfassenden Catering-Plattformen. Doch nicht alle sind für jeden Betrieb geeignet.
Dieser Überblick richtet sich an Caterer, die Schulen und Kitas beliefern. Ein Abrechnungssystem für die Schulverpflegung muss für sie mehr leisten als die Online-Bestellung der Eltern: Bestellzahlen für die Küche, Ausgabe per Chip, BuT-Abrechnung und die Abrechnung mit Eltern und Schulträgern. Für diesen Überblick haben wir eine Auswahl von 10 Bestell- und Abrechnungssystemen für die Schulverpflegung zusammengestellt. Die Angaben beruhen auf den öffentlichen Informationen der Hersteller.
Transparenzhinweis: Dieser Vergleich wird von NTC veröffentlicht, dem Hersteller von WebMenü. Wir bemühen uns um eine objektive Darstellung und kennzeichnen unsere eigene Lösung klar. Alle Angaben zu Wettbewerbern basieren auf deren öffentlichen Informationen (Stand: Oktober 2026).
Sie sind Schulträger?
Für Schulträger und Kommunen, die ein System für ihre Schulen auswählen, gibt es einen eigenen Vergleich für Schulträger.
Unsere 8 Vergleichskriterien
Nicht jede Software muss alles können. Aber diese acht Kriterien sind in der Praxis entscheidend, wenn Sie ein Bestellsystem für Schulverpflegung auswählen:
1. Online-Bestellung (Web + App)
Können Eltern und Schüler über eine Weboberfläche oder App bestellen? Das ist heute der Mindeststandard. Systeme ohne Online-Bestellung sind nicht mehr zeitgemäß.
2. Bargeldlose Bezahlung (RFID/Chip)
RFID-Chips oder Karten ermöglichen eine bargeldlose Essensausgabe. Das reduziert Warteschlangen, verhindert Verluste und automatisiert die Portionserfassung.
3. BuT-Abrechnung
Die automatische Abrechnung von Bildungs- und Teilhabe-Leistungen ist für viele Caterer Pflicht. Die Software muss BuT-berechtigte Kinder erkennen und die Zuschüsse korrekt verbuchen.
4. Mengenplanung / Bedarfsprognose
Wie viele Portionen werden morgen gebraucht? Eine gute Mengenplanung reduziert Überproduktion und Lebensmittelverschwendung — und spart bares Geld.
5. Allergen-Management
Die EU-Lebensmittelinformationsverordnung (LMIV) verlangt die Kennzeichnung von 14 Hauptallergenen. Die Software sollte Allergene automatisch im Speiseplan anzeigen und bei der Bestellung warnen.
6. Multi-Standort-Fähigkeit
Caterer beliefern oft mehrere Schulen und Kitas gleichzeitig. Die Software muss verschiedene Standorte mit unterschiedlichen Speiseplänen, Preisen und Lieferzeiten verwalten können.
7. Preismodell
Monatliche Lizenzgebühren, Pay-per-Portion oder individuelle Preise? Ein transparentes Preismodell ohne versteckte Kosten ist gerade für kleinere Caterer entscheidend.
8. Full-Service Option
Manche Anbieter übernehmen auf Wunsch die komplette Administration: Elternkommunikation, Kontenführung, Mahnwesen. Das entlastet den Caterer erheblich.
Die 10 Bestellsysteme im Überblick
Die folgende Tabelle zeigt die Kernfunktionen der ausgewählten Anbieter nach deren öffentlichen Angaben. Fünf Anbieter stellen wir weiter unten im Profil vor.
| Anbieter | Online-Bestellung | Bargeldlos (RFID) | BuT | Mengenplanung | Allergene | Multi-Standort | Preismodell | Full-Service |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| WebMenü (NTC) | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | Pro Bestellung, ohne Grundgebühr | ✓ |
| MensaMax (ParentPay) | ✓ | ✓ | ✓ | ● | ✓ | ✓ | auf Anfrage | ✓ |
| SAMS-ON | ✓ | ✓ | ✓ | nicht angegeben | ✓ | ✓ | auf Anfrage | nicht angegeben |
| kitafino | ✓ | ✓ | ✓ | Bestellzahlen an Caterer | nicht angegeben | nicht angegeben | Gebühr je Mahlzeit (Eltern) | ✓ |
| meal-o | ✓ | ✓ | ✓ | ● | ✓ | ✓ | Individuell | ✓ |
| OPC | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | Individuell | nicht angegeben |
| RCS OBS | ✓ | ✓ | nicht angegeben | ✓ | ✓ | ✓ | nicht angegeben | nicht angegeben |
| GiroWeb | ✓ | ✓ | ✓ | ● | ✓ | ✓ | Individuell | ✓ |
| i-NET-Menue | ✓ | ✓ | ✓ | ● | ✓ | ✓ | Individuell | ✓ |
| EIS 2.0 | ✓ | ✓ | nicht angegeben | ● | ✓ | ✓ | Tarife je Teilnehmerzahl | nicht angegeben |
Stand: Oktober 2026. Angaben basieren auf öffentlich zugänglichen Herstellerinformationen. Irrtümer vorbehalten.
Fünf Anbieter im Profil
WebMenü (NTC)
WebMenü ist seit 1998 am Markt und in über 900 Einrichtungen im Einsatz. Das System deckt die Prozesskette ab: von der Online-Bestellung durch Eltern über die RFID-Chip-Verwaltung für die Essensausgabe bis zur Abrechnung inklusive BuT. Für die Küche gibt es die Warenwirtschaft NTC KüchenManager.
WebMenü rechnet pro Bestellung ab, ohne Grundgebühr. Die Daten liegen DSGVO-konform im Rechenzentrum in Duisburg.
Mit dem Full-Service übernimmt WebMenü auf Wunsch Eltern-Hotline, BuT-Abwicklung, SEPA-Einzug und die Caterer-Abrechnung.
Wechsel zu WebMenü
Wer von einem anderen Bestellsystem wechselt, zahlt keine Einmalkosten für Einrichtung, Datenübernahme und Schulung. Vorhandene RFID-Chips werden weiterverwendet, die Anbindung vorhandener Ausgabe-Terminals prüfen wir vor dem Angebot. Den Ablauf zeigt die Seite zum Wechsel zu WebMenü.
MensaMax (ParentPay)
MensaMax wird laut Hersteller von über 2.000 Einrichtungen genutzt. Anbieter ist die ParentPay Deutschland GmbH in Pforzheim, Teil der britischen ParentPay-Gruppe. Das System bietet Online-Bestellung mit Eltern-App (iOS/Android) und Web-Oberfläche, eine Chip-basierte Essensausgabe, BuT-Verwaltung und Reporting-Funktionen; als Schnittstellen nennt der Hersteller u. a. DATEV, SAP und Triargos.
Schulträger können laut Hersteller zwischen Self-Service und einem „Managed Service“ wählen, bei dem ParentPay unter anderem Elternsupport, BuT-Verwaltung und Chipversand übernimmt. Preise nennt der Hersteller auf Anfrage; für Caterer beschreibt er einen festen Monatspreis plus einen transaktionsbasierten Anteil. Eine eigene Produktions- und Warenwirtschaft für die Küche wird vom Hersteller nicht als Funktion beschrieben — Bestellzahlen gehen an die Küche bzw. an angebundene Systeme.
Wenn Sie konkret einen Wechsel prüfen: Auf der Seite Alternative zu MensaMax stehen die Fragen vor der Entscheidung und der Ablauf einer Umstellung Schritt für Schritt.
SAMS-ON
SAMS-ON (Hamburg, am Markt seit 2005) nennt mehr als 190.000 Nutzer und über 5 Mio. vorbestellte Essen im Jahr 2025 (laut Hersteller). Das System bietet Online-Bestellung per Web und App sowie bargeldlose Ausgabe per Karte, Ausweis oder digitalem Ausweis in der App.
Zu den Kunden zählen laut Hersteller u. a. Gemeinden, Schulträger und Caterer. Für mehrere Standorte gibt es ein Cockpit zur zentralen Verwaltung. Eine Full-Service-Option wird auf der Hersteller-Website nicht beschrieben.
kitafino
kitafino ist ein Anbieter aus Nürnberg, der sich auf Kita- und Schulverpflegung spezialisiert hat. Eltern bestellen laut Hersteller über eine kostenlose Smartphone-App (iOS/Android) oder online.
Die BuT-Abrechnung mit den Sozialbehörden übernimmt kitafino; für größere Schulen ist ein Chip für die Ausgabe optional. kitafino arbeitet als zugelassener Zahlungsdienstleister im Vollservice: Eltern zahlen pro Mahlzeit eine Gebühr, kitafino übernimmt die Zahlungsabwicklung; für die Einrichtung fallen laut Hersteller keine Investitionskosten an. Eine eigene Produktionsplanung für die Küche wird vom Hersteller nicht als Funktion beschrieben — die Bestellzahlen gehen per E-Mail, Fax oder Schnittstelle an den Caterer bzw. an dessen Warenwirtschaft.
GiroWeb
GiroWeb ist ein IT-Dienstleister mit Schwerpunkt auf Kassen- und Zahlungssystemen in der Gemeinschaftsverpflegung. Das Unternehmen arbeitet mit regionalen Gesellschaften und einem bundesweiten Partnernetz (laut Hersteller).
GiroWeb bietet neben Kassen- und Terminaltechnik ein Menü-Vorbestellsystem mit App und BuT-Abrechnung. Als optionalen Full-Service nennt der Hersteller „Full Service Providing“ mit Hotline, Datenpflege und Chipversand.
Worauf Sie bei der Auswahl achten sollten
Die Entscheidung für ein Bestell- und Abrechnungssystem in der Schulverpflegung ist langfristig. Ein Wechsel im laufenden Betrieb ist aufwändig und teuer. Diese fünf Punkte sollten Sie vor der Entscheidung klären:
Integration mit bestehenden Systemen
Prüfen Sie, ob die Software Schnittstellen zu Ihren vorhandenen Systemen bietet — etwa Warenwirtschaft, Buchhaltung oder kommunale Abrechnungssysteme. Eine fehlende Schnittstelle kann schnell zu doppelter Datenpflege führen.
Flexibilität des Preismodells
Monatliche Fixkosten sind planbar, können aber bei saisonalen Schwankungen (Ferien, Krankheitswellen) zum Nachteil werden. Nutzungsabhängige Modelle (je Bestellung oder je Portion) passen sich Ferien und Schwankungen an. Rechnen Sie beide Modelle mit Ihren realen Zahlen durch.
Support und Schulungen
Wie schnell reagiert der Anbieter bei Problemen? Gibt es deutschsprachigen Support? Werden Schulungen für Ihr Team angeboten? Ein System ist nur so gut wie der Support dahinter — gerade in der Einführungsphase ist schnelle Hilfe entscheidend.
DSGVO-Konformität
Schulverpflegung Software verarbeitet personenbezogene Daten von Kindern — ein besonders sensibler Bereich. Stellen Sie sicher, dass der Anbieter DSGVO-konform arbeitet, die Daten in Deutschland oder der EU hostet und ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) vorliegt.
Referenzen in Ihrer Region
Fragen Sie nach Referenzkunden in Ihrer Region. Ein Anbieter, der bereits Schulen oder Caterer in Ihrem Umfeld betreut, kennt die lokalen Anforderungen (kommunale Abrechnungswege, regionale BuT-Regelungen) und kann schneller starten.
Aus der Praxis
Lecker hoch drei, Hamburg: 5.000 Mahlzeiten am Tag
Die hwg hamburg work gGmbH (Pestalozzi-Stiftung Hamburg) versorgt mit „Dinners för Kinners“ über 100 Kitas und Einrichtungen an 2 Standorten. Die Betreuerinnen und Betreuer bestellen online mit WebMenü, die Küche plant mit dem KüchenManager.
„Mit WebMenü und Küchenmanager haben wir zwei Softwarelösungen gefunden, die unsere Arbeitsabläufe nachhaltig verbessert haben. Die Systeme sind zuverlässig, benutzerfreundlich und perfekt auf die Anforderungen von Kindergärten und Kindertagesstätten zugeschnitten.“
hwg hamburg work gGmbH / Lecker hoch 3
Weitere Referenzen →Fragen an den Anbieter
Öffentliche Herstellerangaben beantworten nicht alles. Diese Fragen sollten Sie jedem Anbieter vor der Entscheidung stellen und sich die Antworten schriftlich geben lassen:
1. Datenübernahme aus dem Altsystem
In welchem Format bekomme ich Eltern-, Kinder- und Guthabendaten aus meinem bisherigen System, und wer übernimmt die Datenübernahme?
2. Chips und Ausgabe-Terminals
Können vorhandene RFID-Chips und Ausgabe-Terminals weiter genutzt werden, oder ist neue Hardware nötig, und zu welchen Kosten?
3. BuT-Abrechnung
Wie werden BuT-Berechtigungen erfasst, und wer stellt die Abrechnung gegenüber Jobcenter oder Sozialamt?
4. Abrechnung mit dem Schulträger
Wie bildet das System Zuschüsse, Sozialstaffeln und Sammelrechnungen an den Schulträger ab?
5. Gesamtkosten
Welche Kosten fallen insgesamt an: Einrichtung, Grundgebühr, Gebühr je Essen oder Bestellung, Hardware, Zusatzmodule und Full-Service?
6. Support-Wege
Wie erreichen Küche, Verwaltung und Eltern den Support (Telefon, E-Mail, Ticket), und zu welchen Zeiten?
7. Hosting und AVV
Wo werden die Daten gehostet, und erhalte ich vor Vertragsschluss einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) schriftlich?
8. Daten bei Vertragsende
In welchem Format und in welcher Frist erhalte ich meine Daten zurück, wenn der Vertrag endet?
Häufige Fragen zur Schulverpflegung Software
Was kostet Schulverpflegung Software?
Die Preise variieren stark je nach Anbieter und Modell. Die Preismodelle reichen von wenigen Cent je Essen für reine Software bis zu höheren Gebühren je Mahlzeit bei Full-Service-Modellen; daneben gibt es monatliche Pauschalen und individuelle Preisgestaltungen. Viele Anbieter nennen Preise nur auf Anfrage. Einige Anbieter wie WebMenü arbeiten ohne Grundgebühr und rechnen pro Bestellung ab. Achten Sie auf versteckte Kosten wie Setup-Gebühren, Hardware-Kosten oder Zusatzmodule.
Welche Software passt zu meinem Catering-Betrieb?
Das hängt von Ihren konkreten Anforderungen ab. MensaMax wird laut Hersteller von über 2.000 Einrichtungen genutzt. WebMenü rechnet pro Bestellung ohne Grundgebühr ab und bietet RFID-Chip-Verwaltung, BuT-Abrechnung und eine Full-Service-Option. SAMS-ON hat seinen Sitz in Hamburg und Kunden bundesweit (laut Hersteller). Entscheidend ist, welches System zu Ihrem Betrieb, Ihrer Region und Ihrem Budget passt. Lassen Sie sich Demos zeigen und sprechen Sie mit bestehenden Kunden.
Brauche ich eine App für die Essensbestellung?
Eine App ist kein Muss, erleichtert aber Bestellung und Stornierung. Viele Systeme bieten sowohl eine Web-Oberfläche als auch eine mobile App für Eltern und Schüler an. Wichtig ist, dass das System auf allen Geräten gut funktioniert — ob am PC, Tablet oder Smartphone. Eine native App kann zusätzlich Push-Benachrichtigungen für Speiseplan-Updates oder Stornierungsfristen bieten.
Wie lange dauert die Einführung einer Schulverpflegung Software?
Die Dauer hängt vom Umfang ab; erfragen Sie sie beim Anbieter. Bei einfachen Setups mit reiner Online-Bestellung geht es in der Regel schneller, als wenn RFID-Hardware installiert, Schnittstellen zu Verwaltungssystemen eingerichtet und die BuT-Abrechnung konfiguriert werden muss. Viele Anbieter begleiten die Einführungsphase mit Schulungen und persönlichem Support.
Kann ich die Software vorher testen?
Viele Anbieter bieten kostenlose Demos oder Testphasen an. WebMenü zeigt Ihnen das System in einer unverbindlichen Demo. Fragen Sie beim Anbieter Ihrer Wahl gezielt nach einer Teststellung.
Kann ich von MensaMax wechseln?
Ja. Wer von einem anderen Bestellsystem zu WebMenü wechselt, zahlt keine Einmalkosten für Einrichtung, Datenübernahme und Schulung. Vorhandene RFID-Chips werden weiterverwendet, die Anbindung vorhandener Ausgabe-Terminals prüfen wir vor dem Angebot. Den Ablauf zeigt die Seite zum Wechsel zu WebMenü.
Was ist BuT-Abrechnung?
BuT steht für das Bildungs- und Teilhabepaket des Bundes. Kinder aus einkommensschwachen Familien haben Anspruch auf kostenloses oder vergünstigtes Schulessen. Die Software muss diese Kinder automatisch erkennen, die Zuschüsse korrekt verbuchen und die Abrechnung mit dem zuständigen Jobcenter oder Sozialamt ermöglichen. Eine gute BuT-Integration spart Caterern erheblichen Verwaltungsaufwand.
WebMenü in einer Demo kennenlernen
Fordern Sie eine unverbindliche Demo an und sehen Sie, wie WebMenü Bestellung, Chip-Ausgabe, BuT und Abrechnung für Ihren Catering-Betrieb zusammenführt. Abrechnung pro Bestellung, ohne Grundgebühr; beim Wechsel keine Einmalkosten für Einrichtung, Datenübernahme und Schulung.
Weiterlesen
Catering Software
Alles, was eine moderne Catering Software können muss — von der Speiseplanung bis zur Abrechnung.
Schulverpflegung
Wie WebMenü Schulcaterer bei der DGE-konformen Verpflegung unterstützt.
Mensa Bestellsystem
RFID-Portionserfassung, Online-Bestellung und automatische Abrechnung für Schulmensen.
Alternative zu MensaMax
Für Schulträger und Caterer, die einen Wechsel prüfen: die sechs entscheidenden Fragen und der Ablauf der Umstellung.
Alternative zu i-NET-Menue
Für Schulträger und Caterer, die einen Wechsel von i-NET-Menue prüfen: Wechselangebot, Fragen und Ablauf.
Software für Catering in Kindergärten
Kita-Verpflegung mit WebMenü: Abmeldungen, Kostformen je Kind und mehrere Einrichtungen in einem System.
Software für Gemeinschaftsverpflegung
Die Übersicht über alle Einsatzbereiche und Funktionen — Schule, Kita, Kantine, Klinik, Senioren.