Sie betreiben die Kita- oder Schulverpflegung heute mit kitafino und prüfen, ob ein anderes System besser passt. Diese Seite sagt, was WebMenü von NTC leistet, welches Wechselangebot wir Caterern machen, welche Fragen die Entscheidung tatsächlich entscheiden und wie ein Wechsel des Bestell- und Abrechnungssystems abläuft.
Diese Seite wird von NTC veröffentlicht, dem Hersteller von WebMenü. Wir werben hier für unser eigenes System — das sollen Sie beim Lesen wissen. Deshalb halten wir uns an zwei Regeln: Über kitafino schreiben wir nur, was der Anbieter selbst öffentlich angibt, mit Quelle und Abrufdatum. Und wir behaupten nichts über die Preise, Verträge oder die Leistungsfähigkeit eines Wettbewerbers — das können nur Sie mit einem Angebot in der Hand beurteilen.
Wenn Sie zuerst einen breiteren Marktüberblick brauchen: Im Software-Vergleich Schulverpflegung stehen zwölf Systeme nach acht Kriterien nebeneinander.
Ein Systemwechsel kostet Zeit und Nerven. Damit er nicht auch noch Geld kostet, gilt für Caterer und Schulträger, die von einem anderen Bestellsystem zu WebMenü wechseln:
Einrichtung, Übernahme Ihrer Daten und Schulung Ihres Teams übernehmen wir für Wechsler kostenfrei.
Die vorhandenen RFID-Chips Ihrer Esser lesen wir aus und verwenden sie weiter, neue Chips für alle sind nicht nötig. Ob sich Ihre vorhandenen Ausgabe-Terminals anbinden lassen, prüfen wir vor dem Angebot, nicht danach.
Legen Sie uns die letzte Abrechnung Ihres bisherigen Bestellsystems vor, auch wenn die Gebühren dort mit der Auszahlung verrechnet werden. Bei vergleichbarem Leistungsumfang liegt Ihr WebMenü-Preis mindestens 10 % darunter, schriftlich im Angebot.
Den Küchenmanager bekommen Wechsler in der Grundausstattung ohne Aufpreis dazu. Aus den Bestellungen wird ohne Schnittstelle Ihr Küchenbedarf, weil beides in derselben Datenbank liegt. Weitere Ausbaustufen bieten wir auf Wunsch an.
Eltern laden das Essenskonto vorab auf, bestellt wird aus dem Guthaben. Offene Forderungen gegenüber Eltern entstehen so kaum noch. Zuschüsse wie Bildung und Teilhabe kommen weiterhin mit dem üblichen Verzug.
Eltern-Hotline und Mahnwesen übernimmt auf Wunsch unser Team, damit Ihre Verwaltung sich um die Küche kümmern kann.
Damit der Vergleich auf gesicherter Grundlage steht, hier nur das, was der Anbieter selbst veröffentlicht — alle Angaben abgerufen am 06.10.2026:
kitafino ist ein Angebot der kitafino GmbH mit Sitz in Nürnberg. Das Unternehmen ist ein von der BaFin zugelassenes Zahlungsinstitut: Die Elterngelder liegen auf Treuhandkonten, und kitafino rechnet Essen, Zuschüsse und Bildung und Teilhabe mit Eltern und Behörden ab. Der Caterer erhält nach Ablauf der Abbestellfrist die Bestellliste und bekommt die Erlöse abzüglich der Gebühren ausgezahlt.
Laut den Kunden-AGB läuft der Vertrag unbefristet und kann mit einer Frist von drei Monaten zum Quartalsende schriftlich gekündigt werden. Die Gebühren selbst nennt der Anbieter auf seiner Website nicht; was Sie heute zahlen, steht in Ihrer Abrechnung.
Das ist ein anderes Modell als WebMenü: kitafino übernimmt den Zahlungsverkehr als Dienstleister. Bei WebMenü fließt das Geld der Eltern direkt auf Ihr eigenes Konto, und Sie behalten Bestellung, Küche und Abrechnung in einem System. Welches Modell besser zu Ihrem Betrieb passt, ist eine echte Abwägung — darum geht es im nächsten Abschnitt.
Quellen: kitafino.de/de/impressum · Kunden-AGB (Stand 02/2025) · kitafino.de/de/caterer · Mitteilung zur Zahlungsdiensteerlaubnis — abgerufen am 06.10.2026.
Ihr Geld, Ihr Konto. Eltern zahlen bei WebMenü direkt an Sie, per Überweisung oder SEPA-Lastschrift. Eingehende Zahlungen werden über den Kontoauszug automatisch den Essenskonten zugeordnet. Es gibt keinen Zwischenschritt über ein fremdes Treuhandkonto und keine Auszahlung, auf die Sie warten.
Das Ausfallrisiko. Hier sind wir ehrlich: Eine Vorfinanzierung offener Elternbeträge oder von Behördenzahlungen bieten wir nicht an. Weil Eltern vorab aufladen und aus dem Guthaben bestellt wird, entstehen offene Forderungen aber kaum. Zahlungen aus Bildung und Teilhabe kommen wie bisher mit dem üblichen Verzug.
Die Küche hängt direkt dran. Statt einer Bestellliste per E-Mail landen die Bestellungen in derselben Datenbank wie Ihr Küchenmanager: Mengen, Bestellvorschläge, Lager und Wareneingang ohne Abtippen und ohne Schnittstelle.
Ihr Speiseplan, Ihre Pflege. Speiseplan, Allergene und Zusatzstoffe pflegen Sie selbst im System, und Eltern sehen Änderungen sofort.
Belegte Eigenschaften, ohne Superlative. Alles Weitere zeigen wir lieber an Ihren eigenen Abläufen als auf einer Seite.
WebMenü wird von NTC in Dinslaken entwickelt — seit 1998 und ausschließlich für die Gemeinschaftsverpflegung, nicht als Ableger einer Gastronomielösung.
Schulen, Kitas, Betriebskantinen, Kliniken und Senioreneinrichtungen arbeiten mit WebMenü. Täglich laufen über 50.000 Portionen über das System.
Eltern und Einrichtungen bestellen online, jede ausgegebene Portion wird per RFID gebucht, daraus entstehen Abrechnung und Auswertung — ohne doppelte Datenerfassung.
Aus Speiseplan und Bestellungen ergibt sich der Bedarf, daraus die Bestellvorschläge. Lagerbestand, Lieferanten und Wareneingänge liegen im selben System.
Bildungs- und Teilhabe-Ansprüche werden bei der Abrechnung berücksichtigt; die 14 Hauptallergene nach LMIV stehen automatisch im Speiseplan.
Betrieb im Rechenzentrum in Duisburg, zertifiziert nach ISO 27001. Einen Auftragsverarbeitungsvertrag stellen wir bereit.
Für Schulen im Full-Service übernimmt NTC die Eltern-Hotline. Ohne Full-Service bleibt die Elternkommunikation bei Ihnen — wir sagen das offen, weil es den Aufwand bestimmt.
Abgerechnet wird nach Bestellungen, ohne Grundgebühr. Was das für Ihren Betrieb bedeutet, rechnen wir mit Ihren Zahlen durch.
Ein Systemwechsel in der Schulverpflegung ist eine Entscheidung für Jahre. Stellen Sie diese Fragen jedem Anbieter — auch uns — und vergleichen Sie die Antworten, nicht die Prospekte.
Deckt es nur Bestellung, Bezahlung und Ausgabe ab, oder auch Mengenplanung, Lager und Wareneingang? Wenn die Küchenseite fehlt, entstehen Tabellen daneben — und damit die doppelte Datenpflege, die Sie eigentlich loswerden wollten.
Zahlen Eltern eine Gebühr pro Portion, zahlen Sie eine Gebühr, oder wird sie mit der Auszahlung verrechnet? Rechnen Sie mit Ihren echten Zahlen, inklusive Ferien, Krankheitswellen und schwankender Bestellquote. Lassen Sie sich die Rechnung schriftlich geben.
Rückfragen zu Guthaben, Abmeldungen und Mahnungen sind der größte laufende Aufwand. Klären Sie genau, welche dieser Aufgaben der Anbieter übernimmt und welche bei Ihnen bleiben — bei uns hängt das am Full-Service.
Warenwirtschaft, Buchhaltung, kommunale Abrechnungswege, BuT-Stellen: Jede fehlende Schnittstelle wird später Handarbeit. Fragen Sie nach konkreten, bereits laufenden Anbindungen, nicht nach Machbarkeit.
Es geht um personenbezogene Daten von Kindern. Fragen Sie nach Hosting-Standort, Auftragsverarbeitungsvertrag und Löschkonzept — und nach dem, was beim Vertragsende mit den Daten passiert.
Die unbequemste und wichtigste Frage: In welchem Format bekommen Sie Ihre Stamm-, Bestell- und Kontodaten heraus, wenn Sie kündigen? Wer das jetzt klärt, hat beim nächsten Wechsel keine Diskussion.
Der Wechsel ist der Teil, vor dem die meisten Schulträger und Caterer zurückschrecken — weil mitten im Schuljahr niemand die Essensausgabe riskieren will. Deshalb hier der Ablauf, wie wir ihn fahren. Einen Termin nennen wir erst, wenn wir Ihre Ausgangslage kennen; alles andere wäre geraten.
Wie viele Einrichtungen, wie viele Esser, welche Ausgabepunkte, welche Bezahlwege, welche Zuschussstellen? Dazu: Welche Hardware ist vorhanden — Chips, Karten, Terminals? Daraus ergibt sich, was übernommen und was ersetzt wird.
Stammdaten der Esser, Guthaben und Kontostände, BuT-Status, Speisepläne und Rezepte. Wir klären mit Ihnen — und wenn nötig mit dem bisherigen Anbieter — in welchem Format diese Daten herauskommen. Dieser Punkt bestimmt den Aufwand des gesamten Projekts.
NTC richtet das System ein und übernimmt die bestehenden Daten. Parallel legen wir mit Ihnen die Regeln fest, die vorher oft ungeschrieben waren: Bestellfristen, Stornoregeln, Preisstufen, Mahnwesen.
Küche, Verwaltung und Ausgabepersonal werden geschult. Vor dem Echtstart läuft ein Testbetrieb mit echten Speiseplänen, damit Ausgabe und Abrechnung einmal ohne Publikum durchgespielt sind.
Die Eltern brauchen einen klaren Stichtag, eine verständliche Anleitung und eine Stelle für Rückfragen. Wer diese Stelle ist, hängt am Full-Service: Im Full-Service übernimmt NTC die Eltern-Hotline, sonst bleibt sie bei Ihnen. Wir liefern die Unterlagen in beiden Fällen.
Nach dem Echtstart bleibt der alte Abrechnungszeitraum noch offen. Wir begleiten den ersten vollständigen Abrechnungslauf im neuen System, damit Abweichungen auffallen, solange sie noch klein sind.
Zwei Zeitfenster sind in der Praxis die entspanntesten: das Schuljahresende, weil Konten ohnehin abgerechnet und Klassen neu zusammengestellt werden, und der Jahreswechsel, weil die Buchhaltung dort ohnehin einen Schnitt macht. Entscheidend ist aber nicht das Datum, sondern der Vorlauf — vor allem die Zeit für Schritt 2, den Datenexport aus dem Altsystem.
Prüfen Sie außerdem früh Ihre Kündigungsfristen im bestehenden Vertrag. Diese Frist, nicht die Einrichtung, bestimmt bei den meisten Projekten den frühestmöglichen Starttermin. Viele Verträge in der Schulverpflegung laufen zum Schuljahresende aus und werden einige Monate vorher gekündigt. Wer zum neuen Schuljahr wechseln will, sollte deshalb im Winter mit uns sprechen.
Beide Systeme organisieren Essensbestellung und Abrechnung in Kitas und Schulen. Der Unterschied liegt im Modell: kitafino wickelt als Zahlungsinstitut den Geldfluss ab, WebMenü ist Ihr eigenes System mit Bestellung, Ausgabe, Abrechnung und Küchenmanager in einer Datenbank. WebMenü wird seit 1998 von NTC entwickelt und ist in über 900 Einrichtungen im Einsatz.
Nach den AGB von kitafino wird Restguthaben auf Anforderung ausgezahlt. In der Praxis legen wir mit Ihnen einen Stichtag fest: Bis dahin wird im alten System bestellt, danach laden Eltern bei WebMenü auf. Die Elterninformation dazu liefern wir mit.
Laut den Kunden-AGB von kitafino kann der Vertrag mit drei Monaten Frist zum Quartalsende gekündigt werden. Prüfen Sie trotzdem Ihren eigenen Vertrag, Einzelvereinbarungen gehen vor. Die Einrichtung bei uns planen wir so, dass der Start auf das Vertragsende fällt.
Bestehende Daten übernehmen wir bei der Einrichtung, Ihr Team wird geschult. Was genau übernommen werden kann, hängt davon ab, in welchem Format Ihr bisheriges System exportiert — Stammdaten, Kontostände, BuT-Status und Speisepläne klären wir vorab einzeln durch. Das ist der Punkt, den wir im Erstgespräch immer zuerst aufmachen.
Nein. Die vorhandenen RFID-Chips lesen wir aus und verwenden sie weiter. Ob sich Ihre Ausgabe-Terminals anbinden lassen, prüfen wir bei der Aufnahme der Ausgangslage, vor dem Angebot und nicht danach.
Auf Wunsch ja: Im Full-Service übernimmt NTC für Schulen die Eltern-Hotline. Ohne Full-Service bleibt die Elternkommunikation bei der Einrichtung beziehungsweise beim Caterer. Wir sagen das offen, weil es den laufenden Aufwand stärker bestimmt als jede Funktionsliste.
WebMenü wird in Deutschland gehostet, im Rechenzentrum in Duisburg (zertifiziert nach ISO 27001). Einen Auftragsverarbeitungsvertrag stellen wir bereit.
WebMenü rechnet nach Bestellungen ab, ohne Grundgebühr. Wer von einem anderen Bestellsystem wechselt, zahlt keine Einmalkosten für Einrichtung, Datenübernahme und Schulung, und bei vergleichbarem Leistungsumfang mindestens 10 % weniger als laut der letzten Rechnung des bisherigen Systems. Ein konkretes Angebot erstellen wir nach einer Demo, mit Ihren Portionszahlen statt Beispielwerten.
Schildern Sie uns Ihre Ausgangslage — Einrichtungen, Portionszahlen, bestehendes System — und legen Sie die letzte Rechnung Ihres bisherigen Systems bei. Wir zeigen WebMenü an Ihren Abläufen und sagen Ihnen, was ein Wechsel bei Ihnen bedeutet. Auch dann, wenn die Antwort lautet: noch nicht jetzt.
Wechsel-Gespräch anfragen oder anrufen: 02064 4765-0